Je verdiende vakantie staat voor de deur. Om met een goed gevoel en zonder stress je werkplek achter te laten is het belangrijk om enkele zaken goed aan te pakken. Door jouw afwezigheid goed voor te bereiden, kun jij met een gerust hart op vakantie. Zo voorkom je dat er belangrijke zaken blijven liggen of dat er misverstanden ontstaan. In deze blog geven we je 10 tips die je op het werk moet doen voor je met vakantie gaat.
Werk je to-do lijst af. Maak een overzicht van de lopende projecten, taken en deadlines die je nog hebt. Geef aan welke prioriteit ze hebben en wat de status is. Deel eventueel dit overzicht met je leidinggevende en je collega's die jouw werk gaan overnemen.
Laat als team weten wanneer wie op vakantie gaat. Soms gebeurt dit al automatisch indien je een HR-tool gebruikt. Of hou het simpel en maak een document aan waarin alle verloven vermeld staan.
Zorg dat je alle informatie die nodig is voor collega’s je werk op een toegankelijke plek opslaat, bijvoorbeeld in een gedeelde map in de cloud. Maak eventueel een handleiding of instructie voor je collega's als er specifieke stappen of procedures zijn die ze moeten volgen.
Plan een overdrachtsmoment in met je ‘vacation buddy’ waarin je de belangrijkste zaken bespreekt en eventuele vragen beantwoordt. Zorg dat je collega's weten hoe ze jou kunnen bereiken in geval van nood, maar maak ook duidelijk dat je alleen voor urgente zaken gestoord wilt worden.
Infomeer je klanten en leveranciers dat je met vakantie gaat. En wie ze eventueel kunnen bereiken tijdens jouw afwezigheid. Doe dit tijdig zodat ze hierop kunnen anticiperen. Op die manier laat je hen ook weten dat je hen niet in de steek laat en dit geeft jezelf ook een beter gevoel.
Schakel je werktelefoon door naar het onthaal, een collega of je voicemail. Gebruik je je voicemail? Denk er dan misschien aan om die tijdelijk aan te passen. Informeer ook even bij IT of de routering eventueel globaal gestuurd wordt? Is je gsm nummer gekend of gebruik je een smartphone app om te bellen? Denk ook hier even na hoe je niet gestoord wordt tijdens je vakantie.
Activeer je ‘Out of office’. Stel een automatisch antwoord in op je e-mail en laat weten hoe lang je afwezig bent en of je al dan niet je mails leest. Vermeld wie ze kunnen bereiken tijdens je afwezigheid voor dringende gevallen. Laat je afwezigheidsbericht eventueel een dag langer aan staan, dit geeft je de tijd om eerst alle mails in te halen.
Laat je bureau netjes achter zodat je na je vakantie met een frisse start terug aan de slag kunt gaan. Dit geldt ook voor je digitale werkplek. Net voor het verlof is het ideale moment om je mailbox uit te kuisen, de verdwaalde bestanden op je bureaublad een juiste plek te geven, je downloadmap aan te pakken en de prullenbak te legen.
Sluit af met een deugddoende drink op het werk, op café, in een summer bar of ga iets eten en wens elkaar een fijne vakantie. Goed voor de groepsdynamiek en zo kom je misschien te weten dat jullie toevallig in het zelfde Zuid-Franse dorp verblijven.
